1. Comment bien organiser la rédaction d'une offre en réponse à un marché public ?
- Définir un processus de qualification interne et le formaliser.
- Appliquer un scoring pour mesurer le potentiel de réussite (weighted pipe).
- Affecter les ressources appropriées et planifier la réponse en mode projet.
- Prévoir du temps pour la relecture et adapter l'ingénierie d'affaire à la taille de l'entreprise.
2. Quelles sont les étapes préliminaires avant de commencer la rédaction d'une offre ?
- Effectuer des recherches sur le site internet de l’acheteur pour comprendre ses activités, missions et besoins.
- Étudier les critères d’analyse des offres et les incorporer dans un plan de proposition.
- Identifier les décideurs et le budget de l'acheteur en consultant des sources comme le BOAMP ou le JOUE.
- Penser à la valeur ajoutée que l'on souhaite proposer et rendre l'offre aussi personnalisée que possible.
3. Qu'est-ce que le Proposal Management ?
Le Proposal Management est l'ensemble des techniques de vente, méthodes et outils visant à répondre efficacement aux appels d'offres et structurer les propositions commerciales.
4. Comment choisir le format adéquat pour votre proposition commerciale ?
Le document doit refléter le professionnalisme et inclure des éléments favorisant une bonne visualisation, comme l’utilisation de graphiques, de schémas et de titres explicites.
5. Quelles sont les étapes clés pour rédiger une offre commerciale efficace ?
- Première étape : Présentation succincte de l’entreprise et de son lien avec la problématique de l’acheteur.
- Deuxième étape : Reformulation des besoins de l’acheteur pour montrer la compréhension de ses enjeux.
- Troisième étape : Présentation de la stratégie et du plan d'action détaillé.
- Quatrième étape : Évaluation des résultats anticipés et argumentation basée sur des cas d'études.
- Cinquième étape : Définition précise des tarifs en respectant les directives de l'acheteur.
- Sixième étape : Synthèse de l'offre, mettant en avant les principaux avantages et incitant à la décision.
6. Comment assurer que votre proposition commerciale soit prise au sérieux et non rejetée pour non-conformité ?
Veiller à compléter tous les formulaires de prix exigés par l’acheteur sans modification et fournir tous les documents nécessaires comme les CGV, RIB, attestations fiscales et sociales, etc.
PLUS D'INFO ?
1/ Avant de commencer à rédiger une offre en réponse à un marché public, il faut bien s'organiser :
Qualification d’une affaire
- Définir un processus de qualification interne
- Le formaliser
- Appliquer un «scoring»
Mesurer son potentiel de réussir ; le «weightedpipe»
- 10 % - Il me manque des ressources - Risque élevé de ne pas être retenu
- 30 % - Mes ressources doivent s'adapter - Risque modéré de ne pas être retenu
- 70 % - Mes ressources répondent à l'ensemble du besoin - Possibilité d'être retenu
Affecter les bonnes ressources
Planifier sa réponse à appel d’offres … en mode projet
- Ménager du temps pour la relecture, qui relit ?
- Prévoir les délais de remise concrète de l’offre
- Adapter son ingénierie d’affaire à la taille de son entreprise.
2/ Avant de commencer la rédaction de votre offre, vous devez préparer le terrain :
Recherche et préparation préalables
Avant toute chose, il vous faut mener des recherches sur le site internet de l’acheteur (ses activités, ses missions, ses valeurs, ses besoin, etc...), les étudier sous tous les angles pour personnaliser au mieux ce qui sera votre offre.
Étudier les critères d’analyses des offres
Une offre réussie reflète la reprise des critères d’analyse des offres que vous pouvez transformer en plan (sommaire) de votre proposition. Intégrez les critères d’analyse des offres et vous pourrez y répondre de façon personnalisée. Plus vous y apporterez de valeur ajoutée, plus vous vous démarquerez de la concurrence.
Informations utiles
Il serait pertinent que vous sachiez qui sont les décideurs et quel est son budget que vous pouvez
retrouver sur des avis d’attribution publiés au BOAMP et au JOUE si c’est un renouvellement de
marché formalisé, ou encore dans les rubriques « Données essentielles » obligatoires sur les
différents profils acheteurs.
Valeur ajoutée
Réfléchir à la valeur ajoutée que vous souhaitez proposer à l’acheteur, c’est réfléchir à la proposition de valeur que vous souhaitez lui communiquer. Pour mieux connaître l’acheteur et ses besoins, en plus des recherches sur son site internet, vous pouvez avoir recours à des voies annexes : ses réseaux sociaux, des articles qu’il a publiés (journaux, site Internet, blog, etc.), ses autres partenaires, etc.
Soyez crédible
Veillez toujours à être crédible et à étayer vos propos. Quand vous abordez le ROI envisageable avec votre proposition commerciale, donnez un exemple ou modèle très précis de clients ou d’études. Les expériences clients et les références intéressent beaucoup les acheteurs.
Testez votre proposition commerciale
Remplacez le nom de l’acheteur public par un autre. Si l’offre s’adapte exactement de la même façon à l’autre acheteur, c’est que votre proposition n’est pas assez ciblée et personnalisée.Votre concurrent peut-il faire la même proposition commerciale ? Si c’est le cas, c’est que vous n’avez pas mis assez en avant les avantages propres à votre solution.
Une structure clairement définie
Votre offre est-elle lisible et ses bénéfices sont-ils mémorisables en quelques minutes ? N’hésitez pas à mettre les détails techniques dans une fiche annexe, pour ne pas alourdir visuellement le document.
Le saviez-vous ? L’optimisation des propositions commerciales est une discipline qui porte un nom, c’est le Proposal Management. Le Proposal Management regroupe l’ensemble des techniques de vente, méthodes et outils qui permettent de structurer un service commercial pour répondre aux appels d’offres et construire les propositions commerciales de manière efficiente.
Choisir le format adéquat pour votre proposition commerciale
Le format du document devra refléter votre professionnalisme ainsi que le sérieux de votre offre. Les propositions commerciales peuvent être rédigées sous Word, PDF, ou encore Powerpoint.
N’hésitez pas à mettre en forme le document de sorte à privilégier une bonne visualisation :
- mettre en gras certains éléments,
- faire des paragraphes courts,
- insérer des graphiques simples, des schémas, etc.
- jouer sur la couleur, le graphisme,
- prévoir un titre sur la page de garde. Celui-ci peut être assez long et résumer l’offre à lui seul (l'objectif est aussi de personnaliser au maximum votre offre commerciale).
À retenir : L’expérience client se révèle être un excellent levier commercial !Plus que des chiffres, engagez-vous personnellement avec des histoires et des anecdotes intéressantes. De même, n’hésitez pas à évoquer des certifications obtenues.Enfin, quand vous soulignez la problématique de l’acheteur, prenez garde de ne pas paraître « donneur de leçons ». Veillez à commencer vos phrases par « Vous estimez que… », ou « Vous constatez que… ». Ainsi, vous resterez neutre.
3/ LES ÉTAPES À SUIVRE POUR RÉDIGER VOTRE OFFRE
Première étape : Présentation
Dans cette première partie, vous présentez succinctement votre entreprise, vos produits et vos services. Cette partie doit être simple et brève. Inutile de submerger votre interlocuteur de textes indigestes.
Vous montrez que vous êtes compétent pour répondre à sa problématique. Expliquez en quoi l’histoire de votre entreprise prouve que vous pouvez répondre au besoin de l’acheteur. Précisez comment vos services s’intègrent parfaitement à sa problématique. Vous incluez ainsi dès le départ l’acheteur qui est, rappelons-le, au centre de votre proposition commerciale.
Attention, si vous parlez trop de vous, votre interlocuteur risque de passer à côté de votre valeur ajoutée.
Deuxième étape : Problématique de l’acheteur
C’est le moment de reformuler les besoins de l’acheteur, pour lui montrer que vous l’avez bien écouté et que vous avez compris ses enjeux. Vous pouvez utiliser les mots qu’a utilisés l’acheteur dans son cahier des charges (CCP ou CCAP du marché).
De même, plus l’acheteur pense que vous comprenez ses problèmes, plus il est susceptible de croire que votre solution peut également les corriger.
Dans cette partie apparaîtront donc, de façon claire et synthétique :
- Le contexte dans lequel évolue l’acheteur public (qui il est, quel est son rôle, la taille de l’organisme, quels sont ses activités et ses objectifs dans les mois qui viennent),
- Sa problématique (comment l’acheteur la décrit, comment l’a-t-il identifiée, quel en est l’enjeu),
- La raison de cette problématique. Il se peut même que vous fassiez apparaître à ce moment des contraintes techniques, financières ou organisationnelles auxquelles l’acheteur n’avait pas pensé. N’hésitez pas à mettre l’accent sur les « défis » et « opportunités » qui se présentent à l’acheteur et qui ne manqueront pas de capter son attention.
Troisième étape : Votre stratégie
Cette étape de votre offre est la plus importante. Elle apporte la solution au problème de l’acheteur. Elle donne le détail de votre plan d’action. C'est à ce moment là que votre offre se démarque d'un simple devis : vous détaillez ici tous les moyens pouvant être mis en oeuvre pour atteindre les objectifs de l’acheteur. N’oubliez pas de respecter les besoins et le budget de l’acheteur.
Quatrième étape : Évaluation des résultats
Évoquez les bénéfices qu’apportera votre solution, et n’hésitez pas à argumenter vos propos au moyen d’une étude de cas, de témoignages clients et d’extraits de livrables. N'hésitez pas à faire la présentation du scénario où votre solution a résolu lesprincipaux défis d’un organisme public comparable au sien.
Zoom sur :
- Le pitch commercial convaincant avec le CAB (Caractéristiques, Avantages, Bénéfices).
- Il peut être intéressant de proposer un planning prévisionnel, bien utile pour visualiser la progression des actions à venir.
- Vous décrirez également dans cette partie par quel moyen vous informerez l’acheteur des résultats de votre stratégie (plan deprogrès) : statistiques, bilan mensuel, etc.
Cinquième étape : Votre prix
Vous devez évaluer au mieux votre prestation, de sorte que votre proposition commerciale soit validée par l’acheteur en veillantà ne pas être considéré comme étant anormalement bas (motif de non-conformité de votre offre et de rejet) ou trop chère voire inacceptable (autre motif de non-conformité de votre offre et de rejet).
Dans tous les cas, le contenu de votre offre commerciale ne doit pas être centrée sur vos tarifs, mais sur la proposition de valeur qui en découle ainsi que sur une stratégie pour l’acheteur.
Nota :
- Veillez à renseigner les bordereaux des prix que l’acheteur a joint dans le Dossier de Consultation des Entreprises (DCE) comme le BPU, DPGF, DQE, …
- Veillez à renseigner toutes les lignes et les chiffrer même si certaines prestations sont incluses dans d’autres ou offertes indiquez 0 € dans la ligne correspondante. Des éléments manquants qualifieront votre offre comme étant incomplète et peut être rejetée sur les motifs d’irrégularité
- Ne modifiez pas les bordereaux des prix, votre offre peut aussi être considérée comme étant irrégulière. Si vous souhaitez ajouter des lignes ou des explications complémentaires, préférez joindre une annexe aux bordereau des prix.
Sixième étape : Synthèse de votre offre
La synthèse finale est en quelque sorte la conclusion de votre proposition commerciale. Il s’agit, par exemple, de présenter un résumé de tous les principaux avantages que vos produits ou prestations peuvent offrir à l’acheteur.
L’intérêt d’une synthèse est aussi que d’autres personnes impliquées dans le processus de décision puissent avoir, en un coupd’oeil, une vision globale de votre offre.
Enfin, la proposition commerciale que vous présentez doit permettre de passer à l’acte rapidement. Pour cela, il est conseillé de fournir tous les éléments nécessaires : Conditions générales de vente, RIB, attestations fiscales et sociales, extrait Kbis, etc.
N’oubliez pas que les acheteurs ne passeront pas plus de 10-15 minutes à lire votre offre.
Aussi, dans le cas où votre proposition commerciale comporterait de nombreuses pages, pensez à placer votre synthèse au début du document. En y mentionnant les éléments qui vous différencient et apportent une valeur ajoutée à l’acheteur, la synthèse de départ le stimulera pour consulter l’ensemble du document.